هل ترغب في حلول عملية من أجل رفع طاقتك الإنتاجية؟  هل تستمر الأمور و الأعمال اليومية بالتراكم؟

أنت لست وحيدا فالجميع يعاني من هذه الإشكالات و هي ليست بالسهلة خصوصا عندما يرتبط مستقبلك و مستقبل عائلتك بمدى نجاحك على المستوى العملي سواءا كنت رائد أعمال أو موظف أو حتى على المستوى الشخصي، هذه محاولتي الأولى على المستوى الشخصي للتدوين و ذلك من أجل مشاركة ما قمت بقرائته و الإستماع إليه باللغة  الإنجليزية و كذلك ما قمت بتطبيقه عمليا و أثبت نجاحه، سوف أحاول أن أترك التنظير و أذهب للخطوات العملية و ذلك لتعظيم الفائدة، من المهم أن نتذكر بأن كل فرد منا لديه قدرات و مواهب مختلفة و بالتالي ما يناسبك قد لا يناسب غيرك، قم بتطبيق ما يتناسب مع عاداتك و طريقة تفكيرك، و كذلك من المهم تجربة كل هذه الخطوات لتعظيم الإستفادة و تقييم هذه الأدوات العملية.

تذكر بأنه من الضروري أن تعمل و لديك بعد نظر و بصيرة لما ترغب أن تؤول إليه في المستقبل سواءا على مستوى النجاحات الشخصية أو المهنية، أنا هنا أفترض بأن من يقرأ هذا المقال لديه أهداف واضحة على المستوى الشخصي و المهني، لربما أقوم لاحقا بكتابة مقال لو كان هنالك رغبة من القراء.

مهارة الكتابة و التدوين مهمة جدا من أجل رفع مستوى الوعي و الإدراك الداخلي و سوف تتفاجأ بمدى مستوى التركيز و التحسن الذي سيطرأ على أهدافك و تحقيقها بشكل عام، لذلك أنا أنصح الجميع بالبدأ بكتابة يومياتهم و الإحتفاظ بها حتى لو لم تكن يومية.

عملية التخيل سوف تساعدك على إمضاء وقتك اليومي بشكل يتناسب مع عملية التخطيط التي من المفترض أن تقوم بها يوميا و أسبوعيا و شهريا، خصص وقتا في بداية كل يوم و تخيل كيف ستقوم بإمضائه و ما هي المهام التي ستقوم بإنجازها و كيف ستشعر في نهاية هذا اليوم، هذه العملية سوف ترفع من مستوى التحفيز الداخلي لديك.

قم بمتابعة كمية الوقت التي تمضيها في أعمال ذات علاقة بأهدافك(بالإمكان إستخدام تطبيق أو برنامج ميكروسوفت إكسل كمثال)

مثال للمهام الأساسية التي ينبغي على المدراء أو أصحاب الأعمال التركيز عليها :

• المسؤوليات الرئيسية
• التطور الشخصي
• إدارة الأفراد
• المشاكل و الصعوبات
• الوقت والفراغ
• المهام الإدارية

قم بتحديد مواعيدك و وقتك:

• قم بوضع أهم المهام في بداية اليوم
• قم بوضع الأهداف السهلة ما بين الأهداف الصعبة لتكافيء نفسك و ذلك حتى تستمر الطاقة الإيجابية للإنجاز
• تجميع المهام المتشابهة و إنهائها في أسبوع

الأعمال اليومية الروتينية – قم بتجميع هذه الأعمال و قرر:

• قم بإنهائها الآن
• حدد موعد لاحق لإنهائها في جدول الأسبوع
• ألغي المهمة.

قم بعمل قائمة يومية:

• أكتب كل المهام بالتفصيل
• كن محددا و دقيقا
• إجمع كل المهام الذكورة فالبريد و دفتر الملاحظات و التقويم و رتبها حسب:
  • مهم و عاجل
  • مهم و ليس عاجل
  • عاجل لكن ليس مهم
  • ليس عاجل و أهمية أقل

• إستخدم المهلة النهائية لمصلحتك:
  • حدد وقت نهائي لكل مهمة
  • قسم المشاريع لمهام صغيرة
  • القيام بتأخير المهلة النهائية يؤدي إلى إضعاف المعنويات و التسويف
  • قم بإضافة التاريخ إلى التقويم
  • ضع يوما نهائيا للإنجاز

• لوضع قائمة مهام عملية قم بالتالي:
  • قم بكتابة المهام على بطاقة و أو ورقة مستطيلة.
  • قم بوضع التاريخ قرب كل مهمة.
  • حدد الأهداف بناءا على الألوان و حسب الأهمية

إبحث عن دائرة تركيزك – كيف تقوم بخلق بيئة عمل مريحة و منتجة و سهلة؟

• قم بالتخلص من الفوضى و الضوضاء
• ضع كل ما تحتاجه بالقرب منك.
• أطلب كل ما تحتاجه من أدوات مسبقا.
• ضع درجا خاصا للوارد.
• تأكد من أريحية المكان الذي تعمل به

إدارة و تنظيم البريد الإلكتروني:

• نظف بريدك بإستمرار
• قم بتخصيص المجلدات التالية:
  • مجلد الإنتاجية: بريد ترغب فالرد عليه
  • مجلد المتابعة: إيميلات للمستقبل و المتابعة
  • مجلد للأرشيف: إيميلات تود الإحتفاظ بها و الباقي قم بحذفه

قم بتطوير برنامج روتيني ذكي و يومي تستطيع من خلاله تطوير عادات إيجابية.

تذكر:

1. إبدأ يومك باكرا.
2. إبدأ بمصالحك الشخصية أولا.
3. إعمل لفترة 90 دقيقة لكل فترة عمل.
4. قم بمراجعة أدائك و إنتاجيتك عند نهاية كل يوم
5. نم جيدا
6. قم بالتخطيط لطعامك و وجباتك و قم بتنظيم دولابك.

إحتفظ بالعادات الجيدة:

• توقف عن التسويف
• نصائح لرفع مستوى التركيز لديك:
  • قم بوضع منبهات و مواعيد نهائية لأي عمل
  • قم بمكافئة نفسك
  • قم بالحصول على مساعدة
  • تجنب المشتتات
  • لا تدع البريد الإلكتروني يسرق منك الوقت.

نصائح للتخلص من إدمان متابعة البريد الوارد:

• قم بإغلاقه لمدة 2 إلى 3 ساعات
• قم بالرد على الرسائل التي لن تستغرق أكثر من 2 دقيقة للرد عليها أو ضعها في قائمة المهام المجدولة.
• قم بالتفكير جيدا قبل الرد على الجميع.
• تجنب الردود التي ليس لها فائدة تذكر
• قم بترتيب الإيميلات حسب المرسل أو الموضوع أو ….
• توقف عن عادة العمل على عدة مهام في نفس الوقت.
• قلل من ساعات عملك المستمرة و إذهب للغداء و خذ وقتا للتفكير الإبداعي.

كيف تعمل بفعالية مع الآخرين:

1. تعلم قول “لا”
   1. ما مدى قيمة هذا العمل لمؤسستي؟
   2. ما مدى أهمية هذا العمل لإنتاجيتي و حياتي المهنية؟
   3. هل هنالك فائدة شخصية من هذا العمل؟
   4. هل لديك الوقت الكافي للقيام بهذا العمل؟
   5. هل أنت الوحيد القادر على هذا العمل لأنك تملك مهارة لا يملكها أحد تعرفه؟

2. قم بالتفويض:
   1. قم بتحديد الأعمال ذات القيمة المتدنية.
   2. إختر الشخص المناسب لتنفيذها.
   3. إتركه يعمل لوحده ليتعلم.

3. كيف تجعل الإجتماعات ذات جدوى و إنتاجية عالية؟
   1. قم بتجميع الفريق المناسب للعمل معا
   2. قم بعمل أجندة للإجتماع
   3. قم بتحديد وقت لكل بند في الإجتماع
   4. المحافظة على معدل 90 دقيقة كحد أقصى للإجتماع

4. قم بتقييم مستواك و تطورك:
   1. تعلم و تطور و عدل من خطط لما تراه مناسبا لنموك.

من المهم القيام بقياس مدى نجاجك و تطورك تجاه أهدافك؟ من الأفضل وضع مقياس للمتابعة و هذه بعض الآليات التي قد تساعد:

• قم بمتابعة كيف تقضي وقتك يوميا؟
• هل تقوم بأعمال ليس لها علاقة بأهدافك؟
• قم بمتابعة كيف تقضي وقتك لمدة أسبوعين.
• قم بتحليل العوائق و كيفية التغلب عليها؟
• قم بكتابة كل أنشطتك و إجتماعاتك.

هنالك مهارات أخرى سوف تساعدك على إتباع هذه الخطوات العملية و جعلها أكثر سهولة، جميعنا يعلم أن تطبيق هذه القواعد ليس بالسهل و يحتاج منا إلى الصبر و تحمل الملل، سأحاول من فترة إلى أخرى بالكتابة عن المهارات و كيفية تطويرها، أرجو أن يكون المقال مفيدا و عمليا علما بأنني حاليا أستخدم العديد من هذه الآليات التي أثبتت جدواها، سائلا الله تعالى التوفيق لنا جميعا.

ملاحظة: سأكون ممتنا لكم إن تم ضغط زر الإعجاب أو أضفتم تعليقا أو ملاحظة من أجل أن أستمر في الكتابة و تقديم محتوى يليق بكم، لكم جزيل الشكر.